Secrétaire à Aurillac, France

Secteur

Arts de la rue

Description de l'entreprise/de l'organisme

Créée en 1986 à Aurillac, ÉCLAT a été labellisée Centre National des Arts de la Rue et de l’Espace Public en 2006. Lieu dédié aux écritures artistiques hors les murs, son projet se déploie avec une attention particulière portée aux évolutions et questionnements de notre société contemporaine.
Il s’incarne dans :
- Le soutien à la création et les accueils en résidence dans son lieu de fabrique Le Parapluie, et en itinérance sur l’agglomération du bassin d’Aurillac,
- L’organisation du Festival international de théâtre de rue d’Aurillac, festival de référence de la création internationale en espace public,
- La circulation d’œuvres artistiques sur l’ensemble du territoire,
- Le développement d’actions de sensibilisation aux arts de la rue et de projets immersifs et participatifs.

Description du poste

Le poste est en lien direct avec l’ensemble de l’équipe d’ÉCLAT (10 permanent·es et une vingtaine de chargé·es de mission au cours d’une saison) et sous la responsabilité de la directrice adjointe.
Il·elle a en charge l’accueil et l’information du public et assure une partie des tâches administratives et logistiques courantes liées à l’activité de l’association.

Le·la secrétaire aura les missions suivantes :

SECRÉTARIAT
Accueil et information
• Accueil téléphonique et physique
• Gestion des adresses mail de la structure : réponses aux demandes, traitement et orientation vers les personnes concernées. Gestion des candidatures et suivi de l’adresse mail « recrutement »
• Vente de produits dérivés au siège de l’association
Secrétariat courant
• Réception, enregistrement, ventilation, affranchissement et envoi du courrier et des colis
• Prises de rendez-vous et réservations diverses, organisation des déplacements de l’équipe permanente
• Rédaction de courriers et documents courants
• Saisie et suivi des bons de commande et des facturations diverses
• Mise à jour de la base de contacts
• Gestion des achats liés au fonctionnement : fournitures, produits d’entretien, petit alimentaire
• Vie associative : suivi de la vie associative et organisation administrative des réunions statutaires, rédaction des comptes rendus
• Assurances : suivi des assurances de la structure (logements, véhicules, matériels, etc.) et des dossiers de sinistres.
• Gestion des clés des locaux
• Classement et archivage
Téléphonie et matériel de bureau
• Suivi de la téléphonie et gestion de l’interface en lien avec le prestataire.
• Suivi du matériel de bureau et des photocopieurs.

LE PARAPLUIE – lieu de fabrique
• Suivi des demandes de location ou de mise à disposition du Parapluie
• Établissement des devis et suivi administratif des demandes

FESTIVAL D’AURILLAC
• Saisie et impression des badges nominatifs des équipes du Festival
• Participation aux besoins administratifs liés à l’organisation du Festival

VIE GÉNÉRALE DE LA STRUCTURE
• Participation à la vie générale et au fonctionnement quotidien de l’association

Description du profil recherché

- Bac+2 Secrétariat ou Gestion-administration ou expérience significative dans un poste similaire
- Maîtrise des outils de bureautique (Microsoft office) et des outils partagés en ligne
- Très bon niveau d’expression écrite et orale
- Sens développé de l'organisation et de la priorisation des tâches
- Rigueur administrative et maîtrise des délais
- Goût pour le travail en équipe et qualités relationnelles
- Anglais souhaité
- Permis B

Description de l'expérience recherchée

- Expérience significative sur des missions similaires