Description de l'entreprise

VACOA est une société d'ingénierie, spécialisée en mécanique, électricité, électronique et support projet. Nous intervenons aux côtés des grands acteurs industriels sur des enjeux majeurs : la défense, le spatial et l'énergie (avec une forte empreinte dans le nucléaire).

Depuis 2018, nous avançons avec une idée très claire : nous investir là où se jouent la souveraineté et l'avenir de nos industries. C'est ce choix qui dessine notre géographie. Nantes, Paris, Lyon et Aix-en-Provence ne sont pas de simples agences sur une carte : ce sont les bassins du spatial, de la défense et du nucléaire.

Chez VACOA, nous privilégions la qualité des parcours plutôt que le volume de missions.

Concrètement, nous vous offrons un suivi personnalisé à chaque étape de vos projets, ainsi que nos programmes VACOA Academy : chaque trimestre, nous nous retrouvons pour développer nos expertises techniques et partager des clés pratiques sur le quotidien des projets (posture professionnelle, gestion des priorités ou équilibre de vie).

Notre objectif : vous faire progresser sur des projets industriels d'envergure, au sein d'une équipe où l'on se connaît et où l'on s'entraide

Description du poste

Contexte du projet :

Dans le cadre du renforcement d'un programme industriel majeur dans le secteur de la défense, nous recherchons un(e) Document Controller afin d'assurer la gestion, la coordination et le suivi de la documentation du programme.

Rattaché(e) à l'équipe Programme et en lien direct avec le Program Manager , vous jouerez un rôle central dans la structuration, la mise à jour, la circulation et le suivi des documents produits par les différentes entités impliquées dans le programme.

Au-delà de la gestion documentaire, vous serez également amené(e) à assurer un rôle de coordination et de support au pilotage , en veillant au respect des échéances et en contribuant activement à faire avancer les différents sujets.

Vos missions :
Gestion documentaire

Assurer le pilotage et le suivi de la documentation du programme ;
Organiser, structurer et maintenir à jour la documentation projet ;
Garantir la cohérence, la traçabilité et la bonne diffusion des documents ;
Suivre les différentes versions, statuts, validations et échéances documentaires ;
Contrôler la complétude et la conformité des livrables documentaires ;
Mettre à jour les tableaux de suivi et indicateurs associés ;
Préparer et consolider les dossiers documentaires nécessaires aux différentes instances du programme ;
Identifier les documents manquants, en retard ou nécessitant une mise à jour ;
Assurer l'archivage et la traçabilité des documents selon les règles du programme.

Coordination des contributeurs

Être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des différents contributeurs sur les sujets documentaires ;
Collecter les informations nécessaires auprès des interlocuteurs internes et externes ;
Effectuer les relances auprès des différentes entités du GME ;
Suivre les échéances et s'assurer du respect des engagements documentaires ;
Identifier les points de blocage et contribuer à leur résolution ;
Faciliter la circulation de l'information entre les différentes parties prenantes.

Support au Program Manager

Apporter un support quotidien au Program Manager dans le suivi du programme ;
Préparer et consolider les informations nécessaires au pilotage ;
Assurer le suivi des actions et décisions prises en réunion ;
Mettre en évidence les points d'attention, retards et sujets nécessitant un arbitrage ;
Être force de proposition pour améliorer l'organisation et les processus documentaires ;
Assurer un rôle de backup du Program Manager sur certains sujets de coordination.

Profil recherché

Nous recherchons avant tout un profil rigoureux, organisé et autonome , disposant d'une première expérience en Document Control, gestion documentaire, coordination projet ou PMO .

Vous êtes reconnu(e) pour votre :

Rigueur et sens de l'organisation ;
Capacité à structurer et suivre un volume important d'informations ;
Aisance dans la gestion documentaire et le suivi des livrables ;
Capacité à respecter et faire respecter les échéances ;
Autonomie dans la recherche d'informations ;
Aisance relationnelle pour relancer et coordonner différents interlocuteurs ;
Esprit d'analyse et capacité à identifier les incohérences ou points de blocage ;
Capacité à challenger l'existant et proposer des améliorations ;
Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse.

Compétences

Expérience en Document Control / Gestion documentaire / PMO / Coordination projet ;
Bonne maîtrise du Pack Office , notamment Excel, Word et PowerPoint ;
La connaissance d'un outil de gestion documentaire ou d'un environnement PLM/PDM constitue un plus ;
Une expérience dans un environnement industriel complexe est appréciée ;
Une expérience ou une appétence pour le secteur de la défense est un plus ;
Les compétences techniques spécifiques au programme ne sont pas indispensables.

Rejoindre VACOA c'est aussi :

Un accompagnement de proximité avec un suivi Manager/RH régulier
Vos transports en commun remboursés à 100%
Des titres-restaurant pris en charge à 50%
Un réseau de réductions et bons plans via notre CSE
Des moments de cohésion d'équipe organisés chaque trimestre

Vacoa est une entreprise engagée pour l'égalité des chances. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap

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Document Controller - Programme Défense F/H

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